Les cocktails d’entreprise contribuent à renforcer les liens entre les collaborateurs. Cependant, ils s’attendent aussi à vivre une expérience gastronomique inédite durant cet événement. Pour satisfaire leurs papilles et soigner l’image de votre entreprise, vous devez leur proposer des plats de qualité supérieure. Pour cela, le recours à un traiteur cocktail événement entreprise qualifié est indispensable. Ainsi, dans ce guide pratique, nous allons vous présenter les étapes à suivre pour sélectionner ce professionnel, de la définition des besoins à la demande de devis mesure.
Définition des besoins
Pour trouver un traiteur évènementiel, il convient premièrement de définir ses besoins :
Détermination du type d’événement
Les besoins varient selon le type d’événement d’entreprise. On retrouve :
- le séminaire ;
- la conférence ;
- le lancement de produit ;
- le team-building ;
- la journée d’entreprise…
Par exemple, pour un séminaire ou une conférence, le cocktail déjeunatoire est un choix idéal. En revanche, pour une soirée d’entreprise, le cocktail dînatoire est préférable. Par ailleurs, définissez la date de l’événement. Cela vous permettra d’écourter votre short-list, car les prestataires auxquels vous avez pensé ne seront pas forcément disponibles à cette date.
Évaluation du nombre de participants
Une fois que vous aurez défini le type d’événement, évaluez le nombre de participants. En effet, certains traiteurs ne sont pas habitués à organiser de grands événements. De même, ils peuvent ne proposer qu’une ou deux formules. Assurez-vous de choisir un professionnel qui saura s’adapter à vos besoins et à votre concept.
Définition du budget
La définition du budget est une étape cruciale lors de la recherche d’un traiteur pour entreprise paris. En effet, la mise en place d’un cocktail engage de nombreuses dépenses comme la location du lieu de réception, la décoration, le repas entreprise, les invitations et l’animation. En établissant un budget prévisionnel, vous pourrez facilement évaluer les coûts nécessaires au bon déroulement du cocktail dînatoire.
Comment trouver le bon traiteur ?
Recherche et sélection de traiteurs
Pour trouver un service traiteur cocktail événement entreprise, vous devez entamer la recherche et la sélection assez tôt. Pour cela, utilisez les méthodes suivantes :
Utilisation des recommandations et des avis en ligne
Internet fournit des informations précieuses sur les traiteurs. Grâce aux commentaires et aux recommandations des internautes, vous pourrez vous faire une idée de la qualité des plats et du professionnalisme de chaque service traiteur. Vous pourrez même obtenir des détails sur la prestation comme l’assiduité de l’équipe, la quantité des produits utilisés pour chaque plat et la ponctualité de la livraison dans le cas des plateaux-repas.
Analyse des références et des échantillons de menus
Lors de la recherche d’un traiteur cocktail événement entreprise, il est important de demander des références et de contacter les anciens clients. Ils vous donneront des avis objectifs sur la qualité du service et du repas. Cependant, n’oubliez pas de demander au traiteur s’il exerce ce métier depuis longtemps. Une expérience solide en organisation d’événements est souvent signe de professionnalisme. Par ailleurs, demandez à analyser des échantillons de menus. Les traiteurs prennent toujours des photos de leurs réalisations. En les examinant, vous pourrez apprécier leur créativité et leur savoir-faire, surtout en termes de présentation.
Demande de devis et comparaison des offres
Pour estimer les coûts associés à l’organisation du cocktail entreprise, demandez plusieurs devis et comparez les offres :
Présentation des critères de comparaison principaux
Pour faciliter la recherche d’un traiteur cocktail événement entreprise, prêtez attention aux points suivants dans les devis :
- le menu proposé : variété et qualité des produits ;
- le coût total de la prestation, incluant le service de l’équipe, l’équipement et les taxes ;
- les frais annexes : livraison, nettoyage, vaisselle, nappage… ;
- les modalités de paiement ;
- les politiques d’annulation et de remboursement ;
- les modalités de réclamation.
Analyse du rapport qualité/prix
En prenant en compte les points mentionnés précédemment, vous pourrez facilement déterminer quel service traiteur propose le meilleur rapport qualité/prix. Cependant, notez qu’un prestataire peut offrir des réductions si vous réservez une date, tandis qu’un autre facturera un supplément pour une offre ou un service supplémentaire. Par ailleurs, considérez la qualité des ingrédients utilisés pour la préparation des pièces cocktail. Par exemple, si votre menu comporte des produits raffinés comme du saumon fumé ou du caviar, il coûtera certainement plus cher qu’un menu classique composé de pièces salées sucrées.
Organisation et réalisation d’une dégustation
La dernière étape de la recherche d’un traiteur cocktail événement entreprise consiste à organiser une séance de dégustation. En goûtant à la cuisine du professionnel, vous saurez exactement à quoi vous attendre le jour J. Cette session vous permettra aussi de déterminer si la qualité des plats est conforme à l’image que vous souhaitez renvoyer lors du déjeuner d’affaires ou de la soirée d’entreprise. Enfin, profitez de cette occasion pour discuter de vos attentes avec le traiteur.
Définition des besoins spécifiques
Choix du menu en fonction des préférences et des contraintes alimentaires
Pour organiser des événements entreprise réussis, il est important de tenir compte des préférences et des contraintes alimentaires des convives. C’est le meilleur moyen de s’assurer qu’ils profiteront du cocktail ou du buffet. En effet, certains peuvent suivre un régime alimentaire végétarien ou avoir des intolérances. Ainsi, renseignez-vous au préalable pour concevoir un menu adapté à tous les goûts avec le traiteur entreprise.
Besoin de personnalisation et de services supplémentaires
En principe, le traiteur cocktail événement entreprise peut personnaliser son service de A à Z. Non seulement, vous avez la possibilité de choisir les pièces cocktail à servir à vos invités, mais vous pouvez aussi ajouter des services supplémentaires. En effet, certains professionnels peuvent également s’occuper de la décoration, de l’animation ou de la musique en plus de la préparation du repas entreprise. Cela peut grandement simplifier l’organisation du cocktail dînatoire ou déjeunatoire. Ainsi, n’hésitez pas à demander un devis pour une formule complète.
6eSENS, votre traiteur pour vos événements d’entreprise à Paris
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